Inilah Tips Mengelola Data & Dokumen Digital Secara Aman

Share

Friday, 15 July 2022

Salah satu data paling penting bagi sebuah perusahaan adalah dokumen. Melalui dokumen itulah perusahaan dapat membuat sebuah kebijakan, langkah strategis ataupun proses administrasi. Kini, bentuk dokumen mengalami perubahan dari yang awalnya konvensional berupa dokumen kertas beralih menjadi berbentuk dokumen digital. Selain itu, proses digitalisasi juga dapat mengurangi penggunaan dokumen kertas sehingga bisa mengoptimalkan efisiensi biaya dan mengurangi tempat penyimpanan. Kedudukan dokumen digital juga diperkuat dengan Undang-Undang (UU) Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Namun dokumen digital banyak dinilai rentan disalahgunakan, dipalsukan ataupun digandakan. Oleh karena itu, berbagai jenis dokumen digital disimpan rapi pada tempat yang aman. Bagaimana tips mengelola data dan dokumen digital secara aman? Berikut dibawah ini adalah ulasan yang perlu Anda ketahui.

Membuat Kebijakan Pengarsipan Data Perusahaan 
Pengelolaan data dan dokumen digital harus benar-benar dipersiapkan secara matang, perusahaan harus menyiapkan regulasi yang mengatur semua yang terkait dengan dokumen seperti letak lokasi penyimpanan data dan siapa saja yang bisa mengakses. Ini penting untuk menjaga kerahasiaan data sekaligus mempermudah perusahaan mengontrol apa yang terjadi. Semuanya harus sesuai dengan regulasi yang telah disepakati salah satu teknologi yang dapat digunakan untuk pengelolaan dokumen digital adalah sistem manajemen dokumen.

Memiliki Ruang Penyimpanan yang Cukup 
Ruang penyimpanan harus memiliki fitur keamanan data yang baik dan siap untuk menjaga data dari resiko corrupt dan kebocoran data. Memiliki aksesibilitas yang mudah juga tidak kalah pentingnya. Data yang tersimpan akan lebih baik jika memiliki sistem yang bisa diakses dari berbagai macam perangkat seperti Handphone, Tablet dan Laptop. Dengan begitu pengguna dapat memiliki akses kapan saja jika diperlukan.

Uji Coba Ruang Penyimpanan Digital 
Sebelum ruang penyimpanan digunakan untuk menyimpan dokumen, ruang penyimpanan akan di uji cobakan sistemnya secara menyeluruh. Baik dari segi keamanan, fungsional ataupun dari segi tata kelola menggunakan teknologi untuk aplikasi, contohnya: Odoo, Fiton, PostgreSQL, NodeJS, Aplikasi Web Progresif (PWA), Aplikasi Seluler Hibrida, Bluetooth Energi Rendah (BLE), Identifikasi Frekuensi Radio (RFID) & Sistem Manajemen Pelacakan. Uji coba ini penting, untuk mengetahui kerentanan penyimpanan data terhadap ancaman dari luar. Uji coba ini juga harus dilakukan secara rutin dengan tim IT di perusahaan demi menjaga sistem penyimpanan dan pengelolaan data digital yang aman.

Lakukan Backup Data Berkala 
Backup data secara berkala dilakukan untuk menghindari kerusakan dan kehilangan data yang disebabkan oleh berbagai faktor. Ada banyak sekali manfaat backup data ini, andaikan data yang diperlukan rusak atau hilang, maka masih ada data cadangan. Backup data ini harus disimpan dengan format yang berdeda dan harus diberi fitur keamanan data yang lebih baik, agar data tersebut hanya dapat diakses oleh pengguna yang berwenang.

Gunakan Platform Pengesahan Dokumen Digital yang Tepat

Untuk menjamin keamanan data dan dokumen digital pada perusahaan Anda, diperlukan platform untuk melakukan pengesahan dokumen digital yang aman untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, yaitu menggunakan Platform DIMENSY. Anda dapat melakukan pembubuhan E-Meterai, Tanda Tangan Digital dan juga Stempel Digital pada dokumen digital Anda melalui Platform DIMENSY. Tingkat keamanan berlapis menjamin pengguna Platform DIMENSY merasa lebih aman dan dapat mempermudah pekerjaan.

Beberapa tips diatas sebaiknya diterapkan pad perusahaan anda, keamanan data dan dokmen digital perusahaan anda akan terjaga dengan baik serta pekerjaan akan menjadi lebih mudah dengan menggunakan Platform DIMENSY. Coba sekarang dan nikmati berbagai kemudahannya.